Oggi parliamo di un tema del quale si è già discusso fin troppo, ma che in realtà necessita sempre di approfondimenti: l’uso corretto delle email.
Alzi la mano chi ha più di un indirizzo email! Tutti, giusto?
Non nascondiamoci…tutti noi siamo passati attraverso la fase degli indirizzi mail imbarazzanti del tipo frankbomber85 o fragolina91, per poi arrivare a qualcosa di meno infantile nel momento in cui i nostri interlocutori diventavano professori universitari o datori di lavoro.
Abbiamo imparato, come si suol dire, a stare al mondo, e ad adattare il nostro indirizzo email alle nostre nuove esigenze.
L’email è uno strumento che ha rivoluzionato in modo incredibile e impensabile il nostro modo di comunicare. È stato il primo strumento di massa che permetteva di comunicare istantaneamente e per iscritto, con una persona dall’altra parte del mondo.
E’ diventato lo strumento leader talmente velocemente che noi utenti non abbiamo avuto il tempo di formarci a sufficienza, se non dal punto di vista tecnico e in modo piuttosto superficiale…siamo stati letteralmente catapultati in questo mondo. Lo stesso discorso vale per whatsapp, messenger e tutti gli strumenti di comunicazione istantanea, talmente facili da usare e user-friendly che spesso non ci chiediamo nemmeno se li stiamo utilizzando nel modo corretto.
Tu usi correttamente le email? Scopriamolo con qualche consiglio per migliorare la “comunicazione civile”.
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- Se una persona ci fornisce due indirizzi email, non significa che dobbiamo usarli entrambi. Probabilmente uno è lavorativo e l’altro è personale, scegliamo quale usare in base al tema della nostra email.
- I CAMPI
Oltre al campo mittente e destinatari diretti (“A”), nel nostro programma o app per l’invio delle email sono presenti altri campi, vediamo quali:
– Campo “CC” Copia Carbone, Copia Conoscenza: in questo campo possiamo inserire gli indirizzi delle persone che vogliamo mettere a conoscenza del messaggio (o che vogliamo avvertire dell’invio del messaggio) ma che non sono i destinatari diretti di quest’ultimo. Sia il destinatario che i contatti in “cc” possono vedere i loro rispettivi indirizzi email.
– Campo “CCN” Copia Carbone Nascosta o Copia Conoscenza Nascosta: in questo campo inseriamo gli indirizzi di persone che vogliamo mettere a conoscenza del messaggio senza che il loro indirizzo mail venga visualizzato dal destinatario della mail.
I destinatari in “CC” non sono tenuti a rispondere all’email, possono ovviamente farlo per aggiungere informazioni al ciclo di corrispondenza. Le persone coinvolte in un messaggio con più destinatari possono usare il pulsante “Rispondi a tutti”, in modo da tenere ognuno al corrente delle evoluzioni della discussione. - RISPONDI A TUTTI
Il sopracitato “Rispondi a tutti” andrebbe usato come anticipato sopra. Se però riteniamo che il nostro messaggio non sia di interesse di tutti i destinatari (e di coloro che sono inseriti in “CC”), possiamo rispondere unicamente a chi ci ha inviato la mail. In questo caso è il buon senso a guidarci. Ricordiamo sempre che, soprattutto nell’era delle “notifiche push”, ogni messaggio o email che inviamo a un gruppo di persone, sta “disturbando” tutto il gruppo coinvolto, chiediamoci sempre se è necessario che tutti lo leggano. - OGGETTO
Sembra strano ma pochi utilizzano in modo corretto il campo oggetto.
Deve essere breve e coinciso e contenere informazioni utili al destinatario: la parola “urgente” è abusata e non da priorità alla nostra email, così come termini generici che non danno indizi sul progetto di cui si andrà a parlare nella mail.
Non bisogna nemmeno usare l’oggetto per dire troppo, oggetti con numero di caratteri superiore ai 20/30 spesso vengono tagliati nell’anteprima di visualizzazione dei programmi di posta o delle notifiche sul cellulare. - DIMENSIONE ALLEGATI
Le caselle email hanno solitamente un quantitativo finito di spazio, è buona prassi quindi non esagerare con la dimensione dei file che alleghiamo in modo da non contribuire a “riempire” la casella email del destinatario. Personalmente cerco di non superare mail i 5-6 MB per invio, questo non significa che se devo inviare 10 foto da 5mb l’una invierò 10 email…significa che cambierò strumento per inviarle, lo scopriremo nel prossimo articolo! (Piccola anticipazione: provate a googlare il termine Wetransfer!) - IL MESSAGGIO
Una sola regola: dite quello dovete dire nel modo più naturale possibile, adattando semplicemente il registro linguistico al vostro destinatario e non dimenticando che dall’altra parte ci sarà una persona come voi che dovrà leggere e capire quello che avete scritto. In una parola: rileggete quanto avete scritto prima di premere invio!
Utilizzare in modo corretto gli strumenti di comunicazione ci aiuta ad essere più efficienti e aiuta allo stesso tempo a ridurre lo “stress da notifica”, patologia sempre più frequente.
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Grazie per avermi seguito fino a qui!
Francesco Gennaro
